6 Cara Membuat Rapat Organisasi Lebih Efektif dan Efisien

Rapat adalah hal yang penting bagi sebuah komunitas, organisasi, bahkan divisi di sebuah perusahaan. Tidak jarang rapat dilakukan terlalu sering, tiap hari, dan bahkan sering dijadikan standar penilaian dedikasi seseorang dalam sebuah kelompok. Padahal, sebagian besar waktu rapat dihabiskan untuk membahas topik-topik yang tidak relevan, presentasi yang membosankan, hingga basa-basi yang berlebihan.

Perlu dipahami bahwa besarnya intensitas rapat tidak memiliki pengaruh yang besar terhadap kesuksesan dan keproduktifan sebuah organisasi. Dibandingkan memperbanyak jumlah rapat, cobalah untuk meningkatkan kualitas rapat agar berjalan lebih efektif dan efisien, sehingga mahasiswa tetap dapat menjalankan kegiatan belajar mengajar yang merupakan kewajiban utamanya. Terdapat sejumlah cara meningkatkan kualitas rapat organisasi, berikut 6 diantaranya.

1. Rotasi peran dalam rapat

Putar peran-peran yang ada dalam rapat, seperti facilitator, time keeper, focus maker, action tracker, agitator, serta observer setiap rapat berlangsung. Dengan melakukan perputaran peran, rapat akan tetap segar, mendorong partisipasi setiap anggota, dan membantu seluruh anggota untuk membangun keterampilan.

2. Menyeleksi apa yang harus dirapatkan

Semua yang dibahas dalam rapat harus memberi value. Jenis rapat dapat disesuaikan dengan topik yang akan dibahas, seperti one on one meeting untuk mencari tahu perkembangan setiap anggota, pulse check untuk mengetahui permasalahan yang dialami anggota, serta FGD untuk menggali atau berdiskusi akan suatu topik atau masalah.

Baca juga: 7 Kebiasaan Baik untuk Meningkatkan Produktivitas

3. Menghapus tradisi yang tidak perlu

Setiap organisasi memiliki tradisi yang berbeda dalam menjalankan rapat. Namun, umumnya terdapat tradisi menunggu anggota yang terlambat terlalu lama. Hal ini dapat dihapuskan dan digantikan dengan adanya pembuatan notulensi, sehingga rapat dapat berjalan sesuai waktu yang ditentukan. Selain itu, menghapus tradisi ini juga memberi apresiasi lebih untuk anggota yang telah tiba tepat waktu.

4. Menyiapkan pre-read sebelum rapat

Sebelum rapat dimulai, waktu banyak terbuang sia-sia untuk menjelaskan hal-hal yang akan dilakukan selama rapat. Untuk mencegah hal ini terjadi, cobalah untuk membuat email atau pesan yang berisikan tema, konteks, update, mengapa topik harus dibahas, serta hasil yang diinginkan setidaknya 24 jam sebelum rapat dimulai.

5. Sediakan development program untuk anggota

Penyelenggaraan rapat organisasi tidak hanya dilaksanakan karena merupakan tradisi sebuah organisasi, namun juga sebagai media perkembangan bagi seluruh anggota. Hal ini dapat dilakukan dengan membuat 1 pertemuan development program yang diberikan oleh anggota organisasi untuk anggota organisasi, sehingga anggota dapat memiliki keterampilan baru dan panggung.

6. Hadirkan guest speaker

Untuk mengembangkan keterampilan anggota, cobalah mengundang orang dari divisi atau organisasi lain untuk mempresentasikan hal baru. Dengan menghadirkan guest speaker, rapat tetap berlangsung dengan segar, perspektif anggota bertambah, serta membangun hubungan dengan divisi atau organisasi lain.

Source

Written by Ardo

Edited by Ais